bem-estar
Como ser mais organizado e produtivo
Como melhorar a produtividade no trabalho? Perder menos tempo e ter mais organização não são metas impossíveis de atingir. Veja algumas dicas.
Se as horas parecem fugir e as tarefas acumulam-se sem fim, está na altura de adotar estratégias que ajudem a ser mais produtivo. Melhorar a produtividade não implica trabalhar mais, mas sim trabalhar melhor. Conheça estas 10 dicas que vão transformar a forma como gere o seu dia.
10 dicas e técnicas para melhorar a produtividade
1. Planeie o dia de trabalho com antecedência
Antes de começar o dia, defina as suas prioridades. Faça uma lista das tarefas mais importantes e atribua prazos realistas para cada uma. Faça-o ainda antes de olhar para o computador ou para o telefone. Deste modo, começa o dia com uma direção clara e evita a sensação de sobrecarga.
Nesse planeamento, crie também um período para ler e responder a e-mails e tratar do que é realmente urgente. Ou seja, resolver o que não pode esperar até que as outras tarefas estejam concluídas.
Pode criar um código de cores para os e-mails e para a lista de tarefas. Se, por exemplo, o vermelho é para as obrigações mais importantes, é por aí que deve começar e só depois avançar para o resto.
E atenção: nem sempre o que é urgente é o mais importante. Aprenda a distinguir e a organizar o seu dia de acordo com esse princípio.
2. Organize o espaço de trabalho (tanto físico quanto digital)
Um ambiente limpo e organizado facilita a concentração e reduz o tempo perdido à procura de documentos. Certifique-se de que a sua secretária está livre de papéis desnecessários e que o ambiente digital está devidamente estruturado, com pastas organizadas e um desktop livre de confusão.
Investir numa cadeira confortável e num bom monitor também melhora o bem-estar e, consequentemente, a produtividade.
3. Evite reuniões desnecessárias
Quantas vezes já participou numa reunião que poderia ter sido um simples e-mail? Antes de agendar uma reunião, pergunte-se se ela é realmente indispensável. Muitas vezes, uma troca rápida de ideias por chat ou um telefonema resolve o assunto de forma mais eficiente, poupando tempo a todos os envolvidos.
4. Controle as “distrações digitais”
Confesse: quantas vezes iniciou uma tarefa, mas interrompeu o que estava a fazer porque recebeu uma notificação no Facebook ou uma mensagem de WhatsApp? E, já que estava com o telefone na mão, aproveitou para ver as últimas stories do Instagram… Por isso, a menos que o seu trabalho seja a gestão de redes sociais ou algo semelhante, desligue as notificações das redes sociais e de aplicações de mensagens durante o horário de trabalho.
Se permanecer todo esse tempo sem ver o que se passa no digital o deixa ansioso, então, recomendamos que estabeleça horários específicos para visitar as aplicações ou responder a mensagens.
Verá que acaba mais depressa as tarefas que tem em mãos e que a sua concentração aumenta.
5. Faça pausas regulares
Trabalhar sem pausas pode parecer produtivo, mas a verdade é que cansa a mente e diminui a concentração. Experimente fazer pequenas pausas de cinco a 10 minutos a cada hora para relaxar, esticar as pernas ou simplesmente descontrair.
Pare para almoçar, de preferência longe da secretária e não se esqueça de ir bebendo água ao longo do dia. Fazer alongamentos, mesmo sem sair do seu posto de trabalho, também ajuda.
6. Priorize tarefas com a técnica “Engolir sapos” (eat the frog)
Técnica de produtividade que deriva de uma famosa citação do autor Mark Twain, que basicamente nos diz: “Se o seu trabalho consiste em engolir sapos, então é melhor fazê-lo logo pela manhã”.
Este princípio assenta na ideia de começar o dia com a tarefa mais difícil ou mais importante. Depois de concluir essa atividade desafiante, o resto do dia parecerá mais leve e as tarefas seguintes serão mais fáceis de enfrentar.
7. Multitasking? Não, obrigado!
Falar ao telefone enquanto escreve um e-mail e tenta ler os documentos que tem para assinar pode parecer sinónimo de grande eficiência. Mas será que está realmente a prestar atenção a tudo o que está a fazer?
Corre o risco de não ouvir uma informação importante, de reencaminhar uma mensagem a que deveria responder (ou de a enviar para as pessoas erradas) ou de assinar algo que não percebe. Muitas vezes os erros acontecem porque queremos fazer várias coisas simultaneamente. E remediar erros implica mais tempo. Por isso, tente fazer uma coisa de cada vez. Se o fizer de forma eficaz, está a ganhar e não a perder tempo.
8. Aprenda a dizer "não"
Esta regra de ouro - tão difícil para tantos - é crucial se queremos otimizar a nossa produtividade e gestão de tempo. Aceitar demasiadas responsabilidades pode comprometer a qualidade do seu trabalho e aumentar o stress. Seja realista quanto ao que consegue cumprir e não tenha receio de recusar tarefas adicionais quando a sua agenda já está cheia. Se não conseguir fazer a entrega naquele dia, negoceie outra data.
Dizer “não” significa também recusar algo que sabe que não vai funcionar ou que lhe vai tirar demasiado tempo e dar pouco ou nenhum retorno. Encontre uma alternativa, sugerindo outra solução ou delegando a tarefa.
9. Aproveite o seu relógio biológico
Cada pessoa tem momentos do dia em que se sente mais enérgica e focada. Identifique os períodos em que a sua produtividade está no pico e reserve essas horas para tarefas que exijam maior concentração. Por exemplo, se trabalha melhor de manhã, dedique essa parte do dia aos projetos mais importantes.
10. Use ferramentas de produtividade
As listas em papel funcionam para algumas pessoas e outras preferem ter alarmes e lembretes no telefone para poderem planear o dia. Mas, numa altura em que existem aplicações para quase tudo, porque não fazer da tecnologia uma assistente pessoal?
Veja abaixo alguns exemplos que podem facilitar a organização do seu trabalho e dos projetos em equipa.
8 plataformas e apps para aumentar a produtividade
Trello
Permite trabalhar em equipa e ir acompanhando as tarefas que compõem um projeto. Dá-lhe a possibilidade de criar, estabelecer e organizar as tarefas, dando prioridade ao que é mais urgente.
Monday.com
Facilita o trabalho em equipa, já que permite, numa única área de trabalho, planear, acompanhar e entregar um projeto. Veja o que foi feito, o que está em andamento e o que é necessário fazer, determine o tempo necessário para cada tarefa e faça uma gestão adequada do seu tempo.
Asana
É uma ferramenta de organização do trabalho, importante para quem trabalha em equipa. Tudo é integrado num único espaço e para que todos saibam o que é necessário fazer, o grau de importância das tarefas e a melhor maneira de as realizar.
Any.do
Com esta aplicação pode ter uma lista de coisas para fazer, notas e lembretes, mas pode também partilhar e atribuir tarefas. Pode ser sincronizada em vários dispositivos e permite adicionar notas usando apenas a voz.
Evernote
É uma aplicação bastante popular, que permite criar e carregar notas e ficheiros de áudio e vídeo, organizando-os em blocos de notas que podem ser partilhados em vários dispositivos. A digitalização de notas manuscritas e a forma como permite criar apresentações são duas mais-valias a ter em conta.
Todoist
Uma aplicação que promete afastar o stress da sua vida, levando a sua lista de tarefas para qualquer dispositivo que queira. Pode criar níveis de prioridade ao classificar as tarefas por cores. Permite também ter acesso a projetos partilhados e a gráficos que acompanham o progresso do trabalho.
JIRA
Uma app para planeamento e acompanhamento em tempo real das tarefas que estão a ser desenvolvidas. Pode ser integrada com outras plataformas e permite gerir vários projetos em simultâneo, criar gráficos e relatórios pormenorizados.
Notion
Plataforma multifuncional que combina notas, tarefas e bases de dados, permitindo organizar e colaborar em projetos de forma eficaz. Ideal para quem procura uma ferramenta personalizável e de fácil navegação.
Os conteúdos apresentados não dispensam a consulta das entidades públicas ou privadas especialistas em cada matéria.
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