Segurança Social e empresas: o que deve saber

Fazer a inscrição, comunicar a admissão de trabalhadores e pagar as contribuições. Estes são alguns dos deveres que as empresas devem cumprir para poderem funcionar.

Neste artigo, explicamos o que tem de saber sobre a relação entre a Segurança Social e as empresas.

Inscrever a empresa na Segurança Social

Inscrever a empresa na Segurança Social é obrigatório e gratuito. É feito oficiosamente através da transmissão de dados pela Autoridade Tributária e Aduaneira (AT) à Segurança Social, na data da:

• Participação de início do exercício de atividade

• Constituição nos casos de regime especial de constituição imediata de sociedades e associações, constituição online de sociedades ou criação imediata de representações permanentes de entidades estrangeiras

• Comunicação pelos serviços de registo das entidades empregadoras inscritas no regime comercial e que constem no ficheiro central de pessoas coletivas, no caso de entidades não sujeitas a registo comercial obrigatório

• Admissão do primeiro trabalhador, no caso das pessoas singulares que beneficiam da atividade profissional de terceiros, prestada em regime de contrato de trabalho

• Inspeção ou de fiscalização (no caso de entidades irregularmente constituídas que tenham trabalhadores ao seu serviço).

De forma a garantir que tudo corre bem, as pessoas coletivas podem confirmar junto da Segurança Social se esta comunicação oficiosa foi feita. Ao inscrever-se, o empreendedor irá obter automaticamente o Número de Identificação de Segurança Social (NISS) da empresa.

E se for preciso alterar informações?

Sempre que ocorrer uma alteração, deve informar a Segurança Social no prazo de 10 dias a contar da data em que ocorreu a mudança. Os elementos suscetíveis de serem alterados são:

• E-mail, telefone e fax
• Morada
• Membros dos órgãos estatutários, como diretores, administradores e gerentes
• Alterações do pacto social.

Para comunicar as alterações, é necessário preencher o formulário RV1011 - DGSS e apresentar os seguintes documentos:

• Certidão de registo comercial comprovativa da nomeação dos membros dos órgãos estatutários

• Cópia do pacto social ou da ata da assembleia geral em que constem os elementos necessários à comprovação da exclusão do enquadramento no regime dos membros dos órgãos estatutários

• Fotocópia do cartão de contribuinte fiscal (NIF) dos membros dos órgãos estatutários da sociedade

• Número de Identificação da Segurança Social (NISS)

• Documento comprovativo das alterações a efetuar (por exemplo: para mudar a morada tem de apresentar um documento comprovativo da atual morada, tal como a fatura do gás, água, luz ou telefone).

Este formulário também deve ser utilizado em caso de suspensão ou cessação da atividade da empresa.

Deveres das empresas

Além da inscrição, os empregadores têm de cumprir um conjunto de outros deveres. Entre eles, está a obrigatoriedade de comunicar a admissão de novos trabalhadores nos 15 dias anteriores ao início da produção de efeitos do contrato de trabalho.

Contudo, existem exceções: nos casos de contratos de muito curta duração ou de prestação de trabalho por turnos, a comunicação pode ser feita, no máximo, nas 24 horas seguintes ao início de atividade.

Ainda em relação aos funcionários, as empresas devem:

• Entregar uma declaração aos trabalhadores ou cópia da comunicação de declaração de admissão, onde conste o respetivo NISS, o Número de Identificação Fiscal (NIF) e a data da admissão

• Informar a Segurança Social nos casos de suspensão, cessação ou alteração da modalidade de contrato, até ao dia 10 do mês seguinte ao da sua ocorrência.

Entregar a Declaração de Remunerações e pagar contribuições

As empresas devem entregar a Declaração de Remunerações entre os dias um e 10 do mês seguinte àquele a que as remunerações dizem respeito, através da Segurança Social Direta.

As entidades empregadoras são responsáveis pelo pagamento das contribuições e das quotizações dos trabalhadores ao seu serviço. Devem fazê-lo entre os dias 10 e 20 do mês seguinte àquele a que dizem respeito as contribuições. Se o fizeram fora deste prazo, têm de pagar juros de mora sobre o valor da contribuição.

Qual a taxa de Segurança Social?

Já ouviu falar da Taxa Social Única (TSU)? Esta é a designação da contribuição mensal para a Segurança Social. Na maior parte dos casos, a TSU corresponde a 34,75% do salário bruto de cada funcionário: as empresas pagam 23,75% e os trabalhadores 11%. É a entidade patronal que entrega diretamente os dois valores à Segurança Social.

No caso das entidades sem fins lucrativos, como as IPSS, a taxa aplicada à empresa é de 22,3%. Nestes casos, a TSU passa a ser de 33,3%.

Isenção do pagamento de contribuições

As empresas podem beneficiar da isenção do pagamento das contribuições a seu cargo, se celebrarem contrato de trabalho sem termo com:

• Desempregados de muito longa duração (pessoas com, pelo menos 45 anos que estejam inscritas no centro de emprego há 25 meses ou mais)
• Reclusos em regime aberto.

Caso celebrem contratos com desempregados de muito longa duração, a isenção pode chegar aos três anos. Se contratarem reclusos em regime aberto, a isenção tem o prazo limite de 36 meses.

Redução da taxa contributiva

A entidade empregadora é dispensada parcialmente do pagamento das contribuições a seu cargo se contratar:

• Jovens à procura do primeiro emprego: isenção de 50% durante cinco anos
• Desempregados de longa duração: isenção de 50% durante três anos
• Reclusos em regime aberto: isenção de 50% durante a duração do contrato.

As empresas que celebrarem contratos com trabalhadores portadores de deficiência também beneficiam da redução da taxa contributiva. Neste cenário, a empresa paga 11,9% e o trabalhador 11%. Logo, a TSU é de 22,9%.

Qual o valor das sanções para as empresas que não cumprem as obrigações?

Se as empresas não cumprirem as obrigações para com a Segurança Social, ficam sujeitas à aplicação de contraordenações (leves, graves e muito graves) e ao pagamento de coimas. Os valores a pagar dependem do número de trabalhadores e da infração, consoante seja cometida por negligência ou com dolo:

• Contraordenações leves: entre 75€ e 1 000€
• Contraordenações graves: entre 450€ e 4 800€
• Contraordenações muito graves: entre 1 875€ e 25 000€.

Por exemplo, não comunicar a cessação, suspensão e alteração da modalidade de contrato de trabalho é uma contraordenação leve.

Não comunicar alterações de elementos de identificação da empresa, não comunicar a admissão de novos trabalhadores e não pagar as contribuições podem ser infrações leves ou graves.

Por fim, não entregar a declaração de remunerações ou entregar a declaração de remunerações incompleta é classificado entre leve e muito grave.

Qual o custo de um trabalhador para a empresa?

Na hora de contratar um novo funcionário, é importante perceber quanto é que esse trabalhador vai custar à empresa. Entre outros aspetos, a entidade empregadora tem de contar com o valor que terá de pagar à Segurança Social.

Exemplo para um salário bruto de 1 300€

• Pagamento à Segurança Social: 308,75€ por mês (correspondente a 23,75% da remuneração base)

• Custo mensal: 1 300€ + 308,75€ = 1 608,75€.

Uma vez que o trabalhador tem direito aos subsídios de férias e de Natal, é preciso multiplicar este valor por 14, ou seja, 19 305€.

A seguir, é preciso somar o valor do subsídio de refeição:

• Subsídio de refeição pago em cartão: 9,60€ por dia (valor máximo isento de tributação quando este valor é pago em cartão de refeição)
• Custo mensal: 201,60€.

Uma vez que este subsídio não é pago durante os dias de férias, vamos multiplicar o valor mensal por 11, ou seja, 2 217,60€.

Assim, temos:

• Custo anual com remunerações e subsídios: 21 512,60€
• Custo mensal médio: 1 793,55€.

A isto ainda é necessário juntar o custo do seguro obrigatório de acidentes de trabalho e de outros seguros ou bónus que a empresa ofereça aos seus trabalhadores.