Ajudas de custo: o que diz a legislação e quais os valores?

Quando um trabalhador tem de fazer deslocações por motivos profissionais, a entidade patronal deve pagar ajudas de custo para compensar despesas dessa viagem. Neste artigo, explicamos o que a legislação diz sobre este tema, para que esclareça as suas dúvidas quanto aos valores praticados e aos impostos que terá, ou não, de pagar.

O que são as ajudas de custo?

São um apoio financeiro pago pelas entidades empregadoras aos trabalhadores que têm de se deslocar, em Portugal ou no estrangeiro, no âmbito da atividade da empresa.

Por exemplo, se um funcionário for a uma conferência ou prestar um serviço noutra cidade, provavelmente terá despesas com transporte, alimentação ou estadia.

Estes custos devem ser suportados pela empresa, que pode pagar o valor adiantadamente ou fazê-lo, no máximo, 30 dias após a apresentação dos comprovativos de gastos por parte do trabalhador. Para o efeito, deve pedir sempre fatura com o Número de Identificação de Pessoa Coletiva (NIPC) da empresa.

Ajudas de custo: qual a legislação aplicável?

Não existe uma legislação sobre as ajudas de custo que se aplique, especificamente, ao setor privado. Porém, a maioria das empresas tem como referência o Decreto-Lei n.º 106/98, que estabelece as normas para a Função Pública. Neste decreto-lei estão definidos, por exemplo, os tipos de deslocações para as quais são pagas ajudas de custo e as distâncias mínimas a partir das quais o trabalhador é ressarcido das despesas.

No entanto, as empresas têm a liberdade de adotar regras e praticar valores diferentes daqueles que estão estabelecidos pelo Estado. Se ultrapassarem o valor de referência, as ajudas de custo passam a estar sujeitas a IRS.

Em que situações são pagas ajudas de custo?

De acordo com a legislação, existem dois tipos de deslocações sobre as quais são pagas ajudas de custo: diárias e por dias sucessivos. Assim:

• Deslocações diárias: realizam-se num período de 24 horas
• Deslocações por dias sucessivos: realizam-se num período superior a 24 horas.

Ainda assim, os trabalhadores só têm direito a este abono nas deslocações diárias que se realizem além dos 20 km do local habitual de trabalho e, nas deslocações por dias sucessivos, além dos 50 km.

Quais os valores de referência?

Os valores de referência incidem sobre três categorias: alimentação, transporte e deslocações em Portugal ou no estrangeiro. No caso da alimentação, o valor das ajudas de custo é estabelecido tendo em conta o subsídio de refeição em vigor. Nos casos dos transportes e das deslocações ou estadias, os valores são fixados anualmente pelo governo, mas têm-se mantido inalterados nos últimos anos.

A seguir, conheça os valores praticados em 2024.

Alimentação

O valor do subsídio de refeição varia consoante este seja pago em dinheiro, juntamente com o resto do salário, ou em cartão de débito pré-pago:

Transporte

Neste caso, está estabelecido um preço a pagar por quilómetro percorrido, que já deve incluir combustível e eventuais portagens e estacionamento. Além disso, o valor varia de acordo com o transporte utilizado: viatura própria, veículo motorizado que não seja automóvel (uma mota, por exemplo) ou transporte público.

No caso dos carros alugados, o cálculo é feito de acordo com o número de trabalhadores. Estes são os valores definidos para a Função Pública, acima dos quais há tributação em IRS e Segurança Social, e que são uma referência para o setor privado:

Ajudas de custo com deslocações

As ajudas de custo com as deslocações têm um valor diário, que tem como base o salário do trabalhador. O abono pode ser pago na totalidade ou em parte. Na realidade, apenas nas deslocações por dias sucessivos existe a possibilidade de o funcionário receber todo o valor. Vejamos por partes.

Deslocações diárias

No caso das deslocações diárias, o abono a pagar pela empresa tem em consideração o período do dia no qual a deslocação acontece. Segundo a legislação das ajudas de custo, o valor é o seguinte:

• 25%. Se abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 13 e as 14 horas, para fazer face a despesas de almoço

• 25%. Se abranger, ainda que parcialmente, o período compreendido entre as 20 e as 21 horas, para fazer face a despesas de jantar

• 50%. Se implicar alojamento (caso o funcionário não tenha meios para regressar a casa até às 22 horas).

Exemplo: se o valor de referência diário for 50,20 euros e o trabalhador tiver que se deslocar entre as 10 e as 16 horas, vai receber 25% do abono, ou seja 12,55 euros.

Deslocações por dias sucessivos

No caso das deslocações por dias sucessivos, o valor depende das horas de partida e chegada. Assim, no dia da partida, o cenário é o seguinte:

• 100%. Se a partida acontecer até às 13 horas
• 75%. Se a partida acontecer entre as 13 e as 21 horas
• 50%. Se a partida acontecer após as 21h.

No dia da chegada, o funcionário recebe:

• 0%. Se a chegada acontecer até às 13 horas
• 25%. Se a chegada acontecer entre as 13 e as 20 horas
• 50%. Se a chegada acontecer após as 20 horas.

Nos restantes dias, o abono é pago na totalidade.

Exemplo: Um trabalhador desloca-se cinco dias, por motivos profissionais, para outra cidade e o valor de referência diário é 51,05 euros. Na segunda-feira, parte às 14 horas, logo recebe 75% do valor, ou seja, 38,29 euros. Na sexta-feira, chega às 22 horas, logo recebe 50%, ou seja, 25,53 euros. Nos restantes dias, recebe o abono diário na totalidade. Assim, pela soma dos cinco dias, a empresa vai ter de lhe pagar 216,96 euros.

A seguir, pode consultar a tabela com os valores de referência máximos para as ajudas de custo com deslocações em Portugal e no estrangeiro, de acordo com a legislação em vigor.

As ajudas de custo estão sujeitas a impostos?

Em determinadas situações, as ajudas de custo estão sujeitas ao pagamento de impostos, nomeadamente IRS e tributação autónoma.

IRS

As ajudas de custo não são consideradas um rendimento do trabalho dependente, até aos valores de referência. Assim, se a empresa pagar ao trabalhador um valor superior ao limite definido, a diferença será tributada em sede de IRS como rendimentos da categoria A. Esses valores devem constar nos recibos de vencimento.

Vejamos o exemplo do subsídio de refeição pago com cartão. Se em vez de 9,60 euros por dia, o trabalhador receber 10 euros, terá de pagar IRS relativo aos restantes 0,40 euros.

Tributação autónoma

De acordo com o artigo 88.º do Código do IRC, as empresas têm de pagar tributação autónoma de 5% sempre que as ajudas de custo não forem faturadas a clientes, total ou parcialmente. No entanto, este imposto só incide sobre a parte não sujeita a IRS, nos casos em que tal se verifica.

Exemplo: se o valor de referência for 50,20 euros e o trabalhador recebeu 55 euros. Se o custo não for faturado ao cliente, a empresa paga tributação autónoma de 5% sobre 50,20 euros e o trabalhador paga IRS sobre 4,80 euros (a diferença entre o valor de referência e o efetivamente recebido).

Portanto, sempre que o custo for faturado na totalidade ao cliente, a empresa não paga tributação autónoma, mesmo que o funcionário tenha de pagar IRS.

As ajudas de custo são dedutíveis em sede de IRC?

As ajudas de custo podem ser dedutíveis em IRC desde que sejam faturadas a clientes. Caso não sejam, é necessário apresentar um mapa itinerário, através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações a que se referem os gastos.

Segundo o artigo 23.º-A do Código do IRC, esses mapas devem conter elementos como os locais, tempos de permanência, objetivo da deslocação e, caso a viagem tenha sido feita na viatura própria do trabalhador, a identificação do veículo, do proprietário e a contagem dos quilómetros percorridos.

E as despesas de representação?

Além das ajudas de custo com transporte, alimentação e estadia, há trabalhadores que recebem por despesas de representação. São assim consideradas as despesas suportadas com receções, refeições, viagens, passeios e espetáculos oferecidos no país ou no estrangeiro a clientes ou fornecedores. Estes gastos estão sujeitos a tributação autónoma à taxa de 10%. No entanto, se a empresa apresentar prejuízos fiscais, tem de pagar 20%.