Programas de contabilidade para pequenas e médias empresas

A contabilidade é essencial para que uma empresa se mantenha rentável. É uma ferramenta de gestão que tem como objetivo principal fornecer informações relevantes sobre o património da empresa e do negócio, permitindo aos gestores tomar decisões com base em dados objetivos, minimizando os erros.

Longe vão os tempos em que a contabilidade era feita à mão. Hoje em dia, existem inúmeros programas informáticos que sistematizam e organizam os dados, permitindo à gestão conhecer melhor o estado do negócio.

O que são programas de contabilidade para empresas

Um software de contabilidade é um programa informático que ajuda a organizar as empresas. Estas aplicações simplificam e automatizam alguns processos essenciais, como o cálculo de impostos ou a realização de pagamentos, otimizando, assim, o tempo, reduzindo os erros. Os programas de contabilidade mais usados permitem realizar tarefas como:

• Introduzir dados contabilísticos de forma rápida e simples
• Emitir relatórios financeiros
• Simplificar as operações diárias do negócio
• Cumprir as obrigações fiscais, desde as declarações de IVA, SAF-T, IES (Informação Empresarial Simplificada), Modelo 22 e outras
• Processar salários e despesas a fornecedores
• Acompanhar os créditos dos clientes.

Vantagens dos softwares de contabilidade

Eliminar tarefas burocráticas

Estes programas facilitam o trabalho do contabilista, automatizando algumas tarefas monótonas. Por exemplo, ao introduzir automaticamente informação contabilística, é possível reduzir o tempo que o departamento de contabilidade dedica a esta tarefa, libertando-o para realizar outras tarefas igualmente importantes.

Reduzir as despesas

Como consequência da automatização e eliminação de tarefas manuais, a empresa poderá ter menos necessidade de contratar novos funcionários. Os custos da remuneração desses colaboradores podem, assim, ser realocados para investir no desenvolvimento do negócio.

Reduzir os erros

Qualquer tarefa realizada por humanos está sujeita ao erro ou a atrasos. Através da automatização das operações diárias, o contabilista elimina tarefas morosas e rotineiras, como o processamento de dados, registo contabilístico e o reporte, reduzindo o erro humano associado às operações manuais.

Agilizar procedimentos

Os softwares de contabilidade realizam diversas tarefas ao mesmo tempo, o que permite acelerar os procedimentos.

Conhecer o estado da empresa em tempo real

Uma empresa, grande ou pequena, deve ser rentável. Os programas de contabilidade permitem conhecer a situação financeira da empresa de forma imediata: os valores que tem a receber, as contas a pagar, o fluxo de caixa ou a liquidez. Ter uma visão global da situação financeira da empresa vai ajudá-lo a tomar decisões importantes e a melhorar as suas estratégias para alcançar os objetivos.

Qual a diferença entre software de faturação e programa de contabilidade

O software de faturação engloba as operações comerciais para gerir o dia a dia da empresa, como, por exemplo, a emissão de documentos de faturação, recebimentos, contas correntes de clientes e gestão simplificada de stocks.

Já os programas de contabilidade para empresas são mais abrangentes, permitindo organizar os dados contabilísticos da empresa, pagar os impostos ou processar salários.

A decisão de optar por um software de faturação ou de contabilidade depende das necessidades da empresa, da sua dimensão e do valor que está disposto a pagar. Um software de contabilidade, por ser mais completo, será mais dispendioso. Porém, alguns pacotes disponibilizam versões gratuitas ou de teste por um determinado período. São boas opções para experimentar antes de tomar uma decisão final.

Como escolher?

Para escolher o melhor programa para apoiar a contabilidade da sua empresa deve avaliar as necessidades da companhia, as funcionalidades do software, os acessos disponíveis, como faz a gestão de impostos, se é on premise ou na cloud, assim como a integração com outros softwares utilizados na empresa.

O sistema deve permitir realizar lançamentos contabilísticos, bem como facilitar o cumprimento das obrigações fiscais. É igualmente importante que ofereça aos contabilistas e gestores uma análise completa e exaustiva dos dados contabilísticos.

Porém, caso se trate de uma empresa pequena ou de um empresário em nome individual, um software de faturação pode ser suficiente para organizar o dia a dia.

5 programas de contabilidade e faturação

Deixamos alguns exemplos de programas de contabilidade e faturação:

1. Sage

É um software de contabilidade que inclui uma solução integrada com informação em tempo real. Permite fazer o tratamento da contabilidade da empresa, processar salários, faturação e gestão de ativos.

2. Rose

Situada na cloud, nesta plataforma de gestão e contabilidade colaborativa os contabilistas e empresários trabalham em conjunto, na mesma base de dados, em tempo real e em qualquer lugar. Permite realizar registos contabilísticos, como lançamento automático de vendas ou compras, assim como o registo orçamental e planeamento do período. Esta plataforma é ainda é utilizada para o tratamento salarial e recursos humanos (gestão de férias, faltas, relatórios de gastos internos).

3. Colibri

É um software de faturação certificado pela Autoridade Tributária e Aduaneira, que tem uma versão gratuita para negócios até 20.000 euros. Este programa aborda as principais necessidades da área comercial de uma pequena e média empresa, fazendo o controlo compras, vendas, stocks e contas correntes.

4. Weoinvoice

É uma plataforma online que permite o acesso a um sistema de faturação gratuito e certificado, incluindo todas as funcionalidades essenciais para promover uma gestão e controlo eficaz da atividade da empresa. Permite a criação de faturas, notas de crédito ou faturas simplificadas, exportação de ficheiros SAF-T PT e CIUS-PT e a criação de um dashboard com a informação analítica do negócio.

5. Bill

É um sistema de faturação online que permite a emissão de guias, faturas, orçamentos, encomendas e documentos oficiais assinados digitalmente. Permite, ainda, controlar as dívidas a fornecedores e clientes, o IVA e a exportação de ficheiros SAFT-PT, com a possibilidade de comunicação automática mensal.